2012年07月25日

キャンプ大会参加者を管理すると言うこと #boyscoutj

来週開催される埼玉キャンポリー2012実行委員会で、総務部副部長をやっています。主な仕事は「参加者管理」。 参加者、プログラム要員、実行委員の動静を管理するというとても面倒で細かい仕事です。

「○○日が締切だから」と決まっているにもかかわらず、やれキャンセルだ、追加登録だと毎日のように連絡を受けて、毎晩てんてこ舞いしています、ふぅっ。

まあ、それはしょうがないことなんだと思います。できるだけ多くのスカウトに「県のキャンポリー」に参加してもらい、楽しい体験を持ち帰ってもらって、埼玉県連盟の帰属意識を高め、ジャンボリーへのモチベーションにつながってもらえばいいわけで。一人でも多くのスカウトが上記2点を感じてくれれば、「総務部」としての苦労の甲斐があるというもの。

で、問題は「ルール」ではなく、「サービス」。

県キャンポリーは、ジャンボリーと違い、サービスをパッケージ化できません。3人で参加する隊もあれば、30人で参加する隊もある。1個団で完結する隊もあれば、5個団が合同して地区派遣隊を編成している場合もある。

そうすると、プログラム、配給等のサービスはそれぞれに合わせて提供していくしかない。場外プログラムは申込みの問題があるので早々に締め切っちゃいましたが、さすがに配給はそうもいかないので、ぎりぎりまで苦闘してくれています。本当にお疲れ様です。

ジャンボリーでは、それらの問題を「全て40人のパッケージを単位としてサービス提供する」という形で解決しています。40人という単位できてくれれば、誰が来ようがOK。実は40人に足りなくても多くても、「提供できるサービスは40人単位です」と宣言し、それ以上のサービスはできませんよとしているところが、秀逸です。

埼玉キャンポリーは、参加者が800人(少ねーな)。このくらいならある程度の融通が利くし、融通を利かせないといけないと思います。しかし、1万人以上参加する大会で、一人一人の事情をいちいち聞いてそれに合わせて、「サーバー側」が対応するって言うのは、そりゃ、無理でしょう。対応すること自体が意味がないように感じます。だって、一人でキャンプしたいなら、一人でキャンプすればいいと思うもの。

15NJの時に派遣隊長をやってみて感じたのですが、例えばモジュール方式(プログラムの参加を各サブキャンプ毎とする)なんかは、運営上きっととても重要だと思うんです。しかし、それにしても、各隊の活動をもう少し柔軟に対応してもいいんじゃないかと感じました。

そう考えていくと、元に戻って「派遣隊」が全て申し込んで、その申込みに従って全てが進むという形の方がいいのではないかと感じました。プログラムや配給など、サービスをある程度のパッケージにしておいて、その中から選択する。その申込みにのみサービスサイドは負担する。

たとえば、埼玉県青少年総合野外活動センターの食材申込み。
http://yakatu.shopro.co.jp/img/dl/p33.pdf

セットは8人分、ハーフは4人分と決められていて、この申込み以外は対応していない。

サービスのパッケージを明確にしておいて、その中から隊長が選んで申込みをするようにしておけば、それ以外は対応できませんという話になり、「各自の責任でそれぞれの対応をする」ことになります。これ、隊長にはある程度プレッシャーになってきますが、自分の手の内で全て行うことができるので、調整も自分が行うことができ、かえって楽なんじゃないかなあと感じています。

「サーバー側」「センター側」が決めたことに合わせて、「端末側」が動く。これって、中央集権的な手法で、結局、全体の管理が楽な方法なんですよね。でも、そのひずみ(=センター側に「合わせる」苦労)は確実に各隊指導者に負わされてしまう。

地域主権的な手法にして「末端ではなく、最前線」である各隊が自分たちで決め、責任も自分たちが負う。そんな感覚で大会運営を進めないと、結局責任の押し付け合いになっちゃうんだなあと感じました。

posted by 黒澤岳博 at 22:21| Comment(3) | TrackBack(0) | 23WSJ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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